الهيكل التنظيمي لادارة الموارد البشرية والتطوير الإداري

ادارة الموارد البشرية والتطوير الإداري

hresources@awqaf.gov.kw

أولا: الأغراض الرئيسة للإدارة: -

1. الإسهام في تطوير التنظيم، وإجراء البحوث المتعلقة بتطوير أساليب وطرق العمل، وتبسيط ً الإجراءات، وترشيد الهياكل كما ً ونوعا.
2. تأهيل وتدريب القوى البشرية في الوزارة، وإعداد الدراسات والبحوث التطويرية.
3. توفير احتياجات الوزارة من الموظفين وتطبيق النظم الوظيفية عليهم.
4. وضع نظم سجل العاملين وتنفيذ تطبيقاته.

ثانيا: اختصاصات الإدارة: -

1. إعداد وتطوير الهياكل التنظيمية والوظيفية المتعلقة بقطاعات الوزارة وأجهزتها المختلفة.
2. إعداد الأدلة التنظيمية والخدماتية وتوصيف الوظائف وتحديثها.
3. تبسيط وتطوير طرق وإجراءات وأساليب العمل في الوزارة.
4. إعداد الدراسات اللازمة لتطوير طرق وأساليب الخدمة المقدمة للجمهور.
5. إعداد وتحديث الاحتياجات التدريبية لكافة الوظائف في الوزارة.
6. إعداد أهداف البرامج التدريبية.
7. إعداد الخطط التدريبية السنوية للوزارة.
8. تنسيق وتنظيم وتنفيذ البرامج التدريبية.
9. قياس العائد من التدريب.
10. إعداد الدراسات والبحوث التخصصية في مقالة التطوير الإداري والتدريب.
11. إعداد خطط البعثات والإجازات الدراسية، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
12. إعداد السياسات واللوائح المتعلقة بشئون الموظفين.
13. إعداد مشروع ميزانية الوظائف بالتعاون مع الجهات الأخرى المعنية.
14. اتخاذ إجراءات تعيني العاملين.
15. تولى كافة الشئون الوظيفية للموظفين وذلك منذ تعيينهم بالوزارة إلى حني تركهم الخدمة.
16. اتخاذ الإجراءات الخاصة بمتابعة دوام العاملين واجازاتهم ومعاجلة حالات الانقطاع أو الغياب عن العمل.
17. ضع نظم سجل العاملين وتنفيذ تطبيقاته.
18. إعداد وإصدار وتوزيع القرارات المتعلقة بالشئون الوظيفية.
19. مراجعة القرارات الإدارية والوزارية التي تعدها الجهات المعنية للتأكد من مطابقتها للقوانين واللوائح ونظم العمل فقي الوزارة قبل اعتمادها.

ثالثا: التقسيمات الداخلية للإدارة: -

يتكون البناء التنظيمي للإدارة من المراقبات التالية: -

1. مراقبة التطوير الإداري.
2. مراقبة التدريب.
3. مراقبة شئون الموظفين.

1. مراقبة التطوير الإداري: وتختص بما يلي: -

1. إعداد الهياكل التنظيمية والوظيفية لكافة القطاعات والوحدات في الوزارة.
2. وضع الاختصاصات والمستويات التنظيمية لكافة الوحدات في الوزارة.
3. توصيف كافة الوظائف في القطاعات والوحدات التنظيمية المختلفة في الوزارة.
4. تعديل أو إضافة أو حذف الوظائف وتوصيفها بناء على التعديلات التنظيمية المعتمدة.
5. إعداد الدراسات المتعلقة بتبسيط إجراءات العمل في كافة قطاعات ووحدات الوزارة بالتنسيق مع الوحدات المختصة.
6. إعداد أو تعديل أو إضافة إجراءات وطرق العمل للوحدات التنظيمية الجديدة أو القائمة.
7. إعداد دراسات لتطوير أساليب وطرق تقدمي الخدمات المختلفة المقدمة للجمهور ودراسة قياس رضا الجمهور حول مستوى الخدمة المقدمة بالتعاون مع الجهات المختصة.
8. إعداد الأدلة المتكاملة لإجراءات العمل المعتمدة في الوزارة ودليل خدمات الوزارة المقدمة للجمهور وتحديثها بشكل مستمر.
9. إعداد الدراسات المتعلقة بتحديد احتياجات الوزارة من القوى البشرية واقتراح التعديلات الواجب إدخالها عليها بالتعاون مع الإدارات المختلفة.
10. وضع نظم ترتيب الوظائف وتسكني العاملين بها وفقا لأسس الصادرة عن ديوان الخدمة المدنية.
11. إعداد نظم اختيار العمالة بالتنسيق مع الجهات الأخرى المعنية.
12. إعداد النظم المناسبة لتقومي أداء العاملين والاستفادة من نتائج هذه النظم في مجالات التدريب والتأهيل الوظيفي بالتنسيق مع الجهات الأخرى المعنية.

تتكون المراقبة من الأقسام التالية: -

• قسم التنظيم وتوصيف الوظائف.
• قسم أساليب العمل وتطوير الخدمة.
• قسم تخطيط القوى البشرية.

• قسم التنظيم وتوصيف الوظائف: ويختص بما يلي: -

1. إعداد الهياكل التنظيمية لقطاعات ووحدات الوزارة المختلفة.
2. وضع الاختصاصات والمستويات التنظيمية لكافة الوحدات في الوزارة.
3. إعداد القرارات التنظيمية المتعلقة بأجهزة الوزارة المختلفة بالتنسيق مع الجهة المعنية.
4. إعداد وتطوير التنظيمات الإدارية وفقا للإستراتيجيات والخطط المعتمدة.
5. إعداد وتحديث الدليل التنظيمي للوزارة.
6. إعداد الهياكل الوظيفية لكافة القطاعات والوحدات في الوزارة.
7. تحديد المسميات الوظيفة المعتمدة للوحدات المختلفة في الوزارة.
8. توصيف كافة الوظائف في القطاعات والوحدات التنظيمية المختلفة في الوزارة.
9. إعداد وتحديث دليل توصيف الوظائف بالوزارة.
10. تعديل أو إضافة أو حذف الوظائف وتوصيفها بناء على التعديلات التنظيمية المعتمدة.
11. المشاركة بوضع نظم تسكني العاملين طبقا لشروط شغل الوظائف حسب بطاقات الوصف الوظيفي المعتمدة.

• قسم أساليب العمل وتطوير الخدمة ويختص بما يلي: -

1. عداد الدراسات المتعلقة بتبسيط إجراءات العمل في كافة قطاعات ووحدات الوزارة بالتنسيق مع الوحدات المختصة.
2. إعداد أو تعديل أو إضافة إجراءات وطرق العمل للوحدات التنظيمية الجديدة أو القائمة.
3. إعداد الأدلة المتكاملة الإجراءات العمل المعتمدة في الوزارة.
4. تطوير وتحديث نماذج العمل المستخدمة واستخداماتها على النظم الآلية المعتمدة بالتنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة.
5. إعداد دراسات لتطوير أساليب وطرق تقدمي الخدمات المختلفة المقدمة للجمهور.
6. إعداد دراسات لقياس رضا الجمهور حول مستوى الخدمة المقدمة من أجهزة الوزارة المختلفة بالتعاون مع الجهات المختصة.
7. إعداد دليل خدمات الوزارة المقدمة للجمهور وتحديثها بشكل مستمر.

• قسم تخطيط القوى البشرية ويختص بما يلي: -

1. إعداد الدراسات المتعلقة بتحديد احتياجات الوزارة من القوى البشرية واقتراح التعديلات الواجب إدخالها عليها بالتعاون مع الإدارات المختلفة.
2. اقتراح البرامج التدريبية اللازمة للمعينين الجدد وذلك بالتعاون مع الإدارات الأخرى المعنية.
3. وضع نظم ترتيب الوظائف وتسكني العاملين بها وفقا لأسس الصادرة عن ديوان الخدمة المدنية بالتنسيق مع قسم التنظيم وتوصيف الوظائف.
4. إعداد نظم اختيار العمالة بالتنسيق مع الجهات الأخرى المعنية.
5. إعداد النظم المناسبة لتقومي أداء العاملين، والاستفادة من نتائج هذه النظم في مجالات التدريب والتأهيل الوظيفي بالتنسيق مع الجهات الأخرى المعنية.
6. إنشاء قاعدة بيانات نظام التأهيل الوظيفي عن طريق إعداد برنامج آلي يتضمن جميع البيانات الشخصية المتعلقة بالموظف وخبراته وبيانات التدريب وغيره من وسائل التأهيل الوظيفي، وتحديث البيانات.
7. دراسة المشكلات التي تعيق الأداء واقتراح الوسائل المناسبة للتغلب عليها.

2. مراقبة التدريب وتختص بما يلي: -

1. دراسة الاحتياجات التدريبية لكافة الوظائف المعتمدة بالهياكل الوظيفية لقطاعات ووحدات الوزارة المختلفة.
2. إعداد وتحديث دليل الاحتياجات التدريبية لكافة الوظائف بالوزارة.
3. إعداد وتصميم محاور المادة التدريبية للبرامج بناء على الاحتياجات التدريبية للوظائف.
4. إعداد الخطط اللازمة للتطور الوظيفي (المسارات الوظيفية) للوظائف المعنية بالتنسيق مع الجهات المختصة.
5. إعداد الاستبانات الخاصة بتقييم التدريب وتوزيعها على المتدربين وتحليل نتائج وإعداد التقارير الخاصة بالتقييم.
6. إعداد التقارير والوسائل الخاصة بتقييم أثر العملية التدريبية على مهارات المتدربين.
7. إعداد الدراسات والتقارير اللازمة لتفعيل النشاط التدريبي وفقا للاحتياجات التدريبية الموضوعة واحتياجات العمل الفعلية.
8. تقييم العروض التدريبية المقدمة من الشركات التدريبية واعتمادها للتنفيذ وفقا للخطة التدريبية.
9. متابعة تنفيذ البرامج التدريبية أثناء انعقادها وفقا للأهداف والاحتياجات التدريبية.
10. إعداد التقارير عن أداء الدورات التدريبية بعد انتهاء كل برنامج.
11. متابعة تنفيذ برامج البعثات والإجازات الدراسية بعد إقرارها من الجهات المختصة.
12. التنسيق مع ديوان الخدمة المدنية فيما يتعلق بالمبعوثين والمجازين دراسيا ومتابعتهم ورعايتهم أثناء فترة الابتعاث.

وتتكون المراقبة من الأقسام التالية: -

• قسم تحديد الاحتياجات التدريبية وتقييم البرامج التدريبية.
• قسم تنفيذ البرامج التدريبية.
• قسم البعثات والإجازات الدراسية.

• قسم تحديد الاحتياجات التدريبية وتقييم البرامج التدريبية ويختص بما يلي: -

1. جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالاحتياجات التدريبية للوظائف وتحليلها بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة.
2. دراسة الاحتياجات التدريبية لكافة الوظائف المعتمدة بالهياكل الوظيفية لقطاعات ووحدات الوزارة المختلفة.
3. تحديد الاحتياجات التدريبية لكافة موظفي الوزارة.
4. إعداد وتحديث دليل الاحتياجات التدريبية لكافة الوظائف بالوزارة.
5. توفير قاعدة المعلومات وتحديثها عن الجوانب المتعلقة بتحديد الاحتياجات التدريبية.
6. إعداد وتصميم محاور المادة التدريبية للبرامج بناء على الاحتياجات التدريبية للوظائف.
7. تديد شروط الإلحاق بالبرامج التدريبية من خلال الاحتياجات التدريبية المعتمدة.
8. إعداد خطط البرامج التدريبية بناء على تحديد الاحتياجات التدريبية.
9. إعداد الخطط اللازمة للتطور الوظيفي (المسارات الوظيفية) للوظائف المعنية بالتنسيق مع الجهات المختصة.
10. إعداد الاستبانات الخاصة بتقييم التدريب وتوزيعها على المتدربين وتحليل نتائجها، وإعداد التقارير الخاصة بالتقييم ورفعها للمسئولين.
11. القيام بالزيارات الميدانية لتقييم أثر التدريب على المتدربين أثناء العمل.
12. إعداد التقارير والوسائل الخاصة بتقييم أثر العملية التدريبية على مهارات المتدربين ومعرفة سلوكياتهم في العمل.
13. دراسة مقترحات المتدربين ورؤسائهم المباشرين في العمل لتفعيل مستوى وجودة الدورات التدريبية لتحقيق الاستفادة المثلى منها.
14. إعداد الدراسات والتقارير اللازمة لتفعيل النشاط التدريبي وفقا للاحتياجات التدريبية الموضوعة واحتياجات العمل الفعلية.
15. معاجلة السلبيات وتدعيم الإيجابيات في الدورات التدريبية بالتنسيق مع أقسام المراقبة المختلفة.

• قسم تنفيذ البرامج التدريبية ويختص بما يلي: -

1. تحديد معايير وطرق تقييم فاعلية الخطة التدريبية للوزارة.
2.  تقييم العروض التدريبية المقدمة من الشركات التدريبية واعتمادها للتنفيذ وفقا للخطة التدريبية.
3. إعداد وتنسيق وتنظيم عقد الدورات التدريبية المعتمدة في الخطة التدريبية للوزارة.
4. تحديد أسماء المرشحين وأعدادهم ومسمياتهم الوظيفية للمشاركة في البرامج التدريبية والفترات الزمنية اللازمة الانعقاد البرامج التدريبية
5. متابعة تنفيذ البرامج التدريبية أثناء انعقادها وفقا للأهداف والاحتياجات التدريبية
6. إعداد التقارير عن أداء الدورات التدريبية بعد انتهاء كل برنامج على حده.

• قسم البعثات والإجازات الدراسية ويختص بما يلي: -

1. التنسيق مع الجهات المعنية بخصوص خطة الإيفاد للبعثات والإجازات الدراسية.
2. استقبال طلبات المتقدمين للبعثات والإجازات الدراسية والدورات الفنية الخارجية.
3. متابعة تنفيذ برامج البعثات والإجازات الدراسية بعد إقرارها من الجهات المختصة.
4. التنسيق مع ديوان الخدمة المدنية فيما يتعلق بالمبعوثين والمجازين دراسيا ومتابعتهم.
5. رعاية المبعوثين والمجازين دراسيا أثناء فترة الابتعاث وبما يحقق الهدف المنشود
6. توفير قاعدة بيانات للمبعوثين والمجازين دراسيا والعمل على تحديثها.

3. مراقبة شئون الموظفين: وتختص بما يلي: -

1. الإشراف على دراسة احتياجات الوزارة من الموظفين الجدد وإعداد مشروع ميزانية الوظائف المطلوبة بالتنسيق مع اللهاة المعنية.
2. التأكد من اتخاذ إجراءات شغل الوظائف الشاغرة.
3. التأكد من عرض تقارير أداء العاملين على لجنة شئون الموظفين وتلقي القرارات بشأنها
4. المتابعة الإدارية للمجازين والمبعوثين دراسيا مع كل من ديوان الخدمة المدنية ومكان دراستهم بالتنسيق مع الجهات المختلفة.
5. لتأكد من عودة المجازين في المواعيد المقررة وحالت الغياب عن العمل أو الانقطاع عن تطبيق أحكام القانون والنظم المعمول بها في هذا الشأن بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
6. الإشراف على إجراءات تصحيح البيانات الخاصة بالعاملين في الوزارة وفقا للشروط والضوابط المعمول بها .
7. الإشراف على أعمال كافة الأقسام التابعة لها.

تتكون مراقبة شئون الموظفين من الأقسام التالية: -

• قسم التعينين وإنهاء الخدمة.
•  قسم الشئون الوظيفية.
•  قسم الإجازات والدوام.
•  قسم سجل العاملين.

• قسم التعيين وإنهاء الخدمة ويختص بما يلي: -

1. دراسة احتياجات الوزارة من الموظفين الجدد وإعداد مشروع ميزانية الوظائف المطلوبة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
2. إجراء الدراسات حول أفضل المصادر لتوفير العمالة اللازمة واقتراح التوصيات المناسبة بهذا الشأن.
3. اتخاذ إجراءات شغل الوظائف الشاغرة.
4. القيام بإجراءات إعادة التعيين وتعديل أوضاع الموظفين.
5. موافاة الوزارات والمؤسسات المعنية بالبيانات والنماذج المقررة ملن يتم تعيينهم وفقا للأنظمة المقررة,
6. تلقي طلبات ضم مدد الخدمة السابقة وطلبات استبدال المعاش ودراستها واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها.
7. متابعة وتسجيل الإجراءات الخاصة بتحركات العاملين من تنقلات أو انتدابيات أو إعارة أو تغيير في المسميات أو الأوضاع الوظيفية.
8. تنفيذ القواعد واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن إنهاء الخدمة والأعمال المرتبطة بها من مراسلات ومكافآت أو معاشات التقاعد وإصدار شهادات إنهاء الخدمة والإجراءات المتعلقة بإلغاء الإقامة ملن تنتهي خدمته من غير الكويتيين.

• قسم الشئون الوظيفية ويختص بما يلي: -

-في مجال تقومي أداء العاملين: -

1. متابعة إجراءات توزيع نماذج تقومي أداء العاملين على وحدات العمل في المواعيد المحددة وجمعها بعد تعبئتها.
2. عرض تقارير أداء العاملين على لجنة شئون الموظفين وتلقي القرارات بشأنها.
3. إبلاغ الموظف الحاصل على تقدير أداء بدرجة ضعيف بصورة من تقريره.
4. تلقي تظلمات العاملين الخاصة بتقارير تقومي الأداء وبحثها وإعداد تقرير عنها وعرضه على لجنة شئون الموظفين
5. متابعة تقومي أداء المعينين الجدد خلال فترة التجربة.

-في مجال الترقيات والعلاوات: -

1. إعداد كشوف الترقيات سواء بالأقدمية أو الاختيار وتنفيذ حركة الترقيات بعد اعتمادها وإبلاغ الجهات المختصة بها.
2. إعداد كشوف العلاوات الدورية والتشجيعية والبدلات والمكافآت وغيرها وإعداد القرارات المناسبة في هذا الشأن.

-في مجال الأحوال الإدارية: -

1. المتابعة الإدارية للمجازين والمبعوثين دراسيا مع كل من ديوان الخدمة المدنية ومقار دراستهم بالتنسيق مع الجهات المعنية.
2. المشاركة في إعداد الميزانية (لباب الأول) ومتابعة ميزانية الوظائف الشهرية.
3. اتخاذ إجراءات منح أو إلغاء صرف العلاوة الاجتماعية للكويتيين.
4. اتخاذ إجراءات الترخيص للعاملين في الوزارة للعمل لدى الغير في غير أوقات الدوام الرسمي بالتنسيق مع الجهات المعنية.
5. إعداد وإصدار وتوزيع الكتب والمذكرات والقرارات المتعلقة بالشئون الوظيفية.
6. مراجعة القرارات الإدارية والوزارية التي تعدها الجهات المعنية في الوزارة للتأكد من مطابقتها للقوانين واللوائح المعمول بها في الوزارة.

• قسم الإجازات والدوام ويختص بما يلي: -

1. تلقي طلبات العاملين للحصول على أنواع الإجازات المختلفة واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها.
2. متابعة عودة المجازين في المواعيد المقررة وحالات الغياب عن العمل أو الانقطاع عنه وتطبيق أحكام القانون والنظم المعمول بها في هذا الشأن بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
3. إحالة الموظفين المنقطعين عن العمل بسبب المرض إلى الجهة الطبية المختصة.
4. استخلاص أرصدة الموظفين من الإجازات الدورية وإخطارهم بها عند الحاجة.
5. رصد ما يستحقه الموظفون المنتهية خدماتهم من أرصدة إجازات يستحقون عنها مقابل نقدي.
6. متابعة الدوام اليومي للعاملين واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال هذا الموضوع.
7. تلقي طلبات الاستدعاء للتجنيد الإلزامي والاحتياطي وإصدار القرارات الخاصة بها.
8. تحويل المسرحين من الخدمة الإلزامية لجهات عملهم وإصدار القرارات المنظمة لذلك وتبليغها إلى الجهات المعنية في الوزارة
9. إصدار تصاريح المغادرة بالتنسيق مع سجل العاملين.

• قسم سجل العاملين ويختص بما يلي: -

1. تطبيق نظام سجل العاملين المدنيين.
2. تلبية احتياجات وحدات العمل الخاصة باستخراج المعلومات الوظيفية من الأجهزة الآلية وإصدار شهادات إلى من يهمه الأمر وطلب التقارير من ديوان الخدمة المدنية.
3. اتخاذ إجراءات تصحيح البيانات الخاصة بالعاملين في الوزارة وفقا للشروط والضوابط المعمول بها
4. التسجيل الآلي للبيانات عن العاملين في الوزارة .